Часть третья. ПРИМЕНЯЕМ НА ПРАКТИКЕ ТО, ЧЕМУ НАУЧИЛИСЬ
Глава 6. ТРАДИЦИОННЫЕ ОФИСЫ И СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
ПЛАНИРОВАНИЕ ЗОН РАЗМЕЩЕНИЯ ФАЙЛОВ
Один длинный файл, разбитый по алфавиту от «А» до «Я», как ни странно, иногда может сбивать с толку. Вместо этого файлы можно рассортировать по зонам. В системах «А-Я» связанные между собой файлы часто оказываются далеко друг от друга: «Бухгалтерия» — в разделе «Б», а «Налоги» — в разделе «Н». Система хранения и подшивки документов с разбивкой по категориям позволяет группировать взаимосвязанные файлы и создавать зоны «деятельности» внутри ящиков с документами. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по категориям, которые отражают основные зоны вашей ответственности на работе. Вот несколько примеров того, каким образом мои клиенты сортировали свои документы по зонам, чтобы иметь мгновенный обзор своих дел и обязанностей.
Консультант:
• Клиенты: Корпоративные; Индивидуальные.
• Тестовые материалы.
• Вырезки и интересные статьи.
• Презентации.
Журналист:
Сначала он рассортировал документы следующим образом:
• Авторы (рукописи, гранки, график выхода из печати, рекламные материалы и фотографии).
Затем сгруппировал проекты:
• Сезон (Февраль — Май; Июнь — Сентябрь; Октябрь — Январь).
Имейте в виду, точно так же, как следует сначала распланировать свои категории на бумаге (Планирование), было бы желательно рассортировать и документы, прежде чем принимать окончательные решения о категориях. В конечном счете лучше всего установить от трех до пяти довольно широких категорий. Большее количество категорий будет трудно запомнить. Однако если ваши документы распадаются на большее количество категорий, посмотрите, как остроумно решил эту проблему один финансовый директор. Он разделил свои файлы на две основные категории, каждая из которых разбивалась на три взаимосвязанных подкатегории.
Финансовый директор сети розничных магазинов:
• Внешние вопросы:
Владельцы недвижимости/арендодатели.
Поставщики.
Профессиональные консультанты.
• Внутренние вопросы:
Персонал.
Финансы.
Стратегическое планирование.
Оценка времени
Ниже указано среднее время, необходимое для организации традиционного офиса
