Часть третья. ПРИМЕНЯЕМ НА ПРАКТИКЕ ТО, ЧЕМУ НАУЧИЛИСЬ
Глава 9. МОБИЛЬНЫЕ ОФИСЫ
АНАЛИЗ
1. Что работает?
Примеры:
«Всякий раз, когда мне пора отправляться в поездку, я завожу папку, в которую кладу все, что связано с путешествием: путеводитель, авиабилеты, графики встреч, документы, которые мне понадобятся. Это предотвращает сборы в последнюю минуту и панику».
«Я держу все имена и адреса в маленьком электронном органайзере. Он легкий, портативный и помогает мне оставаться в контакте с коллегами, клиентами и друзьями — даже если они забывают оставить свой номер на автоответчике!»
2. Что не работает?
Примеры:
«Я живу в таком смертельном страхе, что отправлюсь в поездку без каких-нибудь важнейших документов, что начинаю собирать их за три дня, чтобы ничего не упустить. В итоге на моем столе постоянно возникает беспорядок».
«Я путешествую каждую неделю и появляюсь дома только на один-два дня. Дома я всегда подавлен количеством почты, которую нужно рассортировать, и списком работ по хозяйству, которые должен выполнить. У меня никогда нет времени для семьи или социальной жизни».
«Это настоящая проблема — умудряться работать в таких маленьких, тесных помещениях (автомобили, аэропорты, самолеты, гостиничные номера). В них нет ни стола, ни шкафа. Я все время пытаюсь найти удобное место для работы и стремлюсь устраиваться настолько компактно, насколько возможно».
3. Что для вас самое важное?
• Майку М., менеджеру крупной производственной компании, нужно было место для документов, связанных с поездками (план маршрута и билеты, паспорт, удостоверение личности, деньги, чеки, кредитные карточки, служебные удостоверения, конверты для чеков, отчеты по расходам); для всего, что необходимо для телефонных звонков и встреч (телефонная карточка, мобильный телефон и пейджер, важные телефонные номера, календарь); для расходных материалов (блокноты, бумага, карточки для заметок, конверты, марки, почтовые наклейки, карандаши, ручки, скрепки, Post-it, небольшой степлер).
• Саре Т., писателю и лектору, нужно было место для рабочих документов (файлы клиентов или проектов, материалы для чтения, документы и литература, собранные в пути, визитки), презентационных материалов (литература, вырезки, папки и справочники, доска для презентаций, маркеры, квитанции по накладным расходам).
• Сьюзен Л., менеджеру по продажам компании-производителя программного обеспечения, нужно было место для слайдового проектора, компьютера и проводов, диктофона, плейера и кассет, часов с будильником, одежды и обуви (деловой, вечерней и домашней; спортивного костюма и тапочек; ночной рубашки, нижнего белья, носков, колготок, купальника, туалетных принадлежностей, аптечки), запасов на случай непредвиденных обстоятельств (карманный фонарик и батарейки, переходное устройство, сигнальные ракеты, запасное колесо и домкрат, бутылка воды и еда на случай, если она застрянет в дороге, сменное нижнее белье, свитер).
4. Зачем быть организованным?
Примеры:
• «Уменьшить уровень напряжения и раздражения в командировках. Тогда я смогу лучше контролировать, что беру с собой. Я буду уверен, что взял с собой все необходимое и что все это со мной, когда доберусь до пункта назначения».
• «Сэкономить время на то, чтобы собрать и распаковать вещи. Сейчас я трачу на это слишком много времени».
• «Я хочу лучше работать в период после поездки. Сейчас в это время я работаю неэффективно, потому что забываю разобрать чемоданы и теряю свои заметки и напоминания по поводу звонков и писем».
• «Хотелось бы перестать чувствовать себя неловко из-за того, что я снова опоздал на самолет, пропустил встречу и не вовремя пришел на совещание. Все это происходит из-за того, что я не знаю, где и когда мне нужно быть и как туда добраться».
5. Что вам мешает?
Вот несколько распространенных причин беспорядка в мобильных офисах:
• Больше вещей, чем места для их хранения. Очевидно, самая распространенная причина беспорядка в поездках — это избыток вещей, когда вы берете с собой намного больше, чем помещается в чемоданы. В результате карманы и чемоданы оказываются набитыми битком.
• У вещей нет своего места. Люди часто пакуют вещи в случайном порядке, каждый раз помещая их в разные отделения чемодана, машины или портфеля. Из-за такого подхода очень трудно быстро проверить, взяли ли вы с собой все необходимое.
• Неудобное место для хранения. Часто профессиональные путешественники приобретают и используют чемоданы или портфели, не подумав сначала о том, что в них нужно хранить. В результате у них оказывается множество предметов неподходящей вместимости, конфигурации и размера.
