Часть четвертая. «УПЛОТНЯЕМ» ВРЕМЯ, ИСПОЛЬЗУЯ СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Глава 19. «ПРИРУЧИТЬ» СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДАЛЬНЕЙШИЕ СОВЕТЫ ДЛЯ ОВЛАДЕНИЯ СОВРЕМЕННЫМИ ТЕХНОЛОГИЯМИ
Ниже приведены дополнительные предложения для организации работы с отдельными ключевыми техническими средствами, которые играют важную роль в большинстве современных офисов и домов. Каждый совет сопровождается перечнем некоторых наших любимых инструментов, которые мы с Терри рекомендуем вам, чтобы «приручить» технику и держать ее под контролем.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
• Необходимость хранить электронную почту возникает нечасто. С ней нужно обращаться точно так же, как с обычной бумагой, — или выбросить, или обработать. Если вы хотите сохранить ее вместе с проектными документами или по иным причинам, просто распечатайте письмо и подшейте в папку.
• Если компьютер — ваш основной «шкаф» для документов, сохраните письмо в соответствии с его темой. Если вы храните документы преимущественно в бумажных папках, распечатайте их и подшейте. Выясните, не сохраняет ли ваш провайдер документы автоматически. Например, America Online (AOL) предлагает возможности для хранения документов в Интернете. Если вы получаете много электронных писем, важно часто освобождать свои электронные ящики, потому что они очень быстро переполняются и засоряют жесткий диск.
• Планируйте определенное время в течение дня, чтобы проверить и обработать электронную почту, — например, в 8 утра, в 11, в 14 и 16 часов днем.
• Поместите все свое сообщение в поле «тема», чтобы получателю было проще понять, о чем вы хотите ему сообщить. Например, «Назначим встречу на 11 апреля на 10 утра?» или «Посылаю пакет сегодня обычной почтой».
• Посылайте самому себе копии важных электронных писем, чтобы убедиться, что они отправлены, или храните их копии, пока вам не ответили все, кто должен это сделать.
• Получаемые сообщения: (1) Сортируйте входящую электронную почту по темам, ключевым словам или людям. Таким образом, вы сможете обрабатывать все взаимосвязанные письма одновременно. Благодаря этому вам не придется перескакивать от темы к теме. (2) Используйте отборочные фильтры, чтобы располагать входящую электронную почту по приоритетам. Такой инструмент отделит письма, написанные «под копирку», спам и информацию общего характера и будет обрабатывать все эти категории в порядке убывания важности. (3) Если вы — секретарь, отбирайте и обрабатывайте почту для вашего шефа следующим образом: удалить, ответить, сохранить, распечатать и сохранить, распечатать для ознакомления.
• Не храните файлы в папке «Входящая почта». Удаляйте их или перенесите в «Каталог личных файлов» по категориям; обычно это делается автоматически, и нужно только создать папки и перенести файлы.
ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА
• Первый вопрос: где вы будете записывать свои сообщения, кроме как на теряющихся клочках бумаги? Я рекомендую завести блокнот для записи телефонных сообщений, состоящий из двух частей, или календарь. Я использую специальный раздел календаря, чтобы записывать сообщения, которые получаю, когда нахожусь вне офиса.
• Записывайте сообщения немедленно, а затем удаляйте их. Храните минимальное количество сообщений — например, те, которые кому-либо, может быть, необходимо услышать в силу некоторых нюансов или эмоционального содержания. Для прослушивания сообщений голосовой почты требуется больше времени, чем для чтения письменных сообщений.
• Если хотите сохранить сообщение, запишите его в письменной форме и подшейте в соответствующую папку.
• Запланируйте определенное время в течение дня для проверки и обработки голосовой почты — например, в 8.30 и 11.30 утром, в 14.30 и 16.30 днем.
• Введите в свое исходящее сообщение ответы на стандартные запросы, например номер вашего факса. Попросите звонящего указывать время, когда ему лучше всего перезвонить.
• Когда сами отправляете сообщение кому-либо на голосовую почту, в начале сообщения назовите свое имя и скажите, что вам нужно от адресата. Затем детализируйте это. Укажите время, когда вам лучше всего перезвонить.
• Отправляя сообщения, можно сэкономить время следующим образом: (1) указывайте как можно больше конкретных подробностей, чтобы все необходимые действия можно было предпринять на основе вашего сообщения; (2) оставляйте сообщения в течение обеденного перерыва, после работы и рано утром, чтобы избежать долгих разговоров; (3) создайте график основных телефонных разговоров. Отведите страницу в органайзере для каждого человека и отмечайте на ней все вопросы, которые хотите обсудить с ним. Таким образом, вы сможете подготовиться к разговору, просто просмотрев список. Помните, что запланированный телефонный звонок всегда занимает меньше времени, чем незапланированный.
• Не болтайте. Будьте чувствительны к информационным перегрузкам других людей.
• Всегда заканчивайте свое сообщение, четко и медленно произнося номер своего телефона, чтобы другой человек мог расслышать и записать его.
• Если ваша компания использует голосовую почту для всех входящих звонков, убедитесь, что это не заставляет звонящего «висеть» на телефоне в раздражении, а обеспечивает ему реальный контакт и дает информацию о различных телефонах компании, чтобы звонящий мог найти то, что ему нужно, даже если звонит в нерабочее время.
ОБЫЧНАЯ ПОЧТА И ФАКСЫ
• Предварительно сортируйте почту для вашего шефа по ярким цветным папкам, которые служат зрительными ключами — например, красные («для срочных деловых вопросов»), синие («для не очень срочных деловых вопросов»), зеленые («на подпись»), белые («необходимо прочитать»). Если можете, сначала читайте письма сами и отмечайте важную информацию.
• Сохраняйте почту и факсы в соответствующих папках по темам, а не в папке «Факсы».
• Если вы отчитываетесь больше чем перед одним человеком, упростите коммуникации и заведите отдельную папку «Входящие» для каждого из них. Используйте вертикальный сортировщик с маркированными закладками для законченных работ и обработанных сообщений.
• Заведите отдельные папки «Исходящие», «Нужно зарегистрировать», «Факсы», «Копии» и «Почта», чтобы упростить для себя их обработку.
• Биндеры занимают одинаковое количество места, независимо от того, пустые они или полные. Используйте их, если (1) вам нужно часто перелистывать отдельные материалы, например, работая над проектами; (2) несколько пользователей часто обращаются к одной и той же информации.
ИНТЕРНЕТ
• «Серфинг в сети», то есть блуждание от одного веб-сайта к другому, — один из самых распространенных способов убить время в кибер-эпоху. Убедитесь, что сможете вернуться на любой сайт, который привлек ваше внимание, отмечая его или сохраняя его адрес в папке «Избранное». Затем в этой папке можно создавать подпапки, чтобы делить по категориям и группировать сайты, которые вы находите интересными и часто посещаете, например «Сайты личного развития», «Сайты исследований и новостей», «Бизнес-сайты» и т. д.
• В Интернете содержится невероятное количество информации. Можно легко пойти ко дну, нагрузив свой компьютер чем ни попадя, только потому что это бесплатно. Научитесь реально оценивать то, что загружаете в компьютер, чтобы предохранить свой жесткий диск от переполнения и превращения в беспорядочную свалку файлов, программ и исследований, к которым вы никогда не обратитесь снова.
5. Поддерживать порядок
Помните, компьютер во многих отношениях всего лишь еще один картотечный «шкаф» (но при этом очень «умный»). Однако по сравнению с другими картотечными шкафами в вашем офисе этот, возможно, больше всего склонен приходить в беспорядок. Автоматические резервные записи и многочисленные черновики накапливаются очень быстро; они могут начать путаться и занимать большой объем памяти.
Чтобы поддерживать чистоту и порядок в вашем электронном файловом «шкафу» и чтобы он работал быстро и разумно, исключительно важно постоянно о нем заботиться. Компьютер нужно приводить в порядок даже чаще, чем шкафы, где хранятся бумажные документы.
• Каждый день. Как можно чаще сохраняйте документы непосредственно в соответствующих подкаталогах в тот момент, когда их создаете. Так вам не придется тратить дополнительное время, чтобы сделать это позже. В другом случае в конце каждого дня записывайте все новые документы из той программы, в которой их создали, в соответствующие папки в вашей директории.
• Каждый месяц. Я предлагаю найти компьютерного «доктора», который мог бы приходить каждый месяц или два, чтобы проверять компьютер на вирусы и поврежденные кластеры и очищать ненужные файлы и всю вашу систему. Позвольте ему хорошо узнать вас, ваши потребности и вашу систему.
• С регулярными интервалами. Выбор правильного программного обеспечения, которое соответствует вашим потребностям, — проблема, потому что даже когда вы находите «правильную» программу, она часто может иметь некоторые несовершенства. Переоценивайте свои программы каждые шесть месяцев, чтобы увидеть, выполняют ли они свою работу и облегчают ли вам жизнь. Если нет, может быть, в этом программном обеспечении есть некоторые особенности, которых вы еще не успели изучить. Или, возможно, пришло время подумать об обновленных версиях, которые предлагает производитель этих программ. Однако обязательно спросите, позволяет ли новая версия решать те проблемы, которые у вас есть. Если нет, можно изучить другие программы. Помните, каждая новая программа, которую вы покупаете, не только стоит денег, но и требует времени на то, чтобы изучить и поддерживать ее. Поэтому прежде чем переключаться от одной программы к другой, сделайте домашнее задание. Если вы решили модернизировать свое оборудование, например компьютер или принтер, Терри рекомендует не выбрасывать старое. Наличие резерва может оказаться спасительным, особенно если вы занимаетесь бизнесом. Вот почему он советует тем, кому позволяют средства, покупать два экземпляра каждого технического устройства, которое они считают необходимым для себя.
ИЗБЕГАЙТЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПЕРЕГРУЗОК
Объем информации, которая бомбардирует нас сегодня, намного превышает все то, с чем имели дело все предыдущие поколения, и он будет только увеличиваться благодаря усиливающемуся информационному потоку. Вот что нужно делать, чтобы вас не снесло этой лавиной:
• Будьте реалистом. Невозможно прочитать все, что вам доступно. Ограничивайте подписку только теми публикациями, бумажными и электронными, которые читаете полностью и регулярно.
• Храните статьи в соответствующих файлах но темам — например, статьи из Business Week должны отправляться в папку «Финансовое планирование», а не в папку Business Week.
• Собирайте всю литературу, напечатанную на бумаге, в одном месте — возможно, в корзине под столом или в ящике, на полке или в лотке. Вы можете легко захватить с собой текст, чтобы почитать, пока едете на работу или с работы. Выбрасывайте лишнее каждую неделю. Никогда не позволяйте этим материалам накапливаться.
• Сохраните источник, выбросите бумагу. Информация все время обновляется: не храните того, что скоро устареет. Используйте Интернет для обращения к текущей информации по разным темам.
