Часть четвертая. «УПЛОТНЯЕМ» ВРЕМЯ, ИСПОЛЬЗУЯ СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Глава 19. «ПРИРУЧИТЬ» СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
В результате научно-технического прогресса возникло новое информационное пространство, которое нужно организовывать, что вызвало к жизни, проблемы, не имеющие исторических прецедентов. Насколько могущественными и полезными являются современные технологии, настолько же они могут быть и устрашающими. Не так уж странно чувствовать себя тонущим в море информации среди гор факсов, электронных писем, сообщений голосовой почты и компьютерных файлов и понятия не иметь, как все это организовать, а ведь к этому хаосу добавляются еще и бумажные документы. Предыдущие поколения не могут передать нам никакого личного опыта освоения этого информационного пространства. Поэтому многие из нас не имеют ни фундамента для того, чтобы правильно обращаться с технологиями, ни системы для интеграции их в повседневную жизнь. В данном случае мы сами становимся первооткрывателями и основателями традиций.
По этим причинам я не стала включать в предыдущие главы советов о том, как использовать современные технологии. Вместо этого я решила отвести для них специальную главу в конце книги. Цель ее состоит в том, чтобы обеспечить вас базовыми знаниями: освойте новый подход к этим технологиям. Это позволит организовывать и «приручать» информацию точно так же, как и любое другое пространство в офисе или дома.
Для этой цели я связалась с Терри Броком, ведущим международным экспертом по информационным технологиям и президентом компании Achievement Systems, Орландо, Флорида. Более пятнадцати лет Терри учит деловых людей по всем Соединенным Штатам, а также в Канаде, Европе и Азии практически использовать современные технологии для увеличения производительности труда.
ТЕХНИКА — ЭТО ИНСТРУМЕНТ
Одна из самых больших ошибок — думать о технических средствах как об устройствах, которые экономят время. Более правильно воспринимать их как набор инструментов с электрическим приводом, который помогает выполнять работу быстрее, эффективнее и качественнее. Каждый инструмент нужен для того, чтобы увеличить наши силы для выполнения определенной работы. Но для того чтобы изучить, понять, овладеть и поддерживать в порядке любой инструмент, который вы покупаете, нужно много времени. Поэтому серьезно подумайте, прежде чем потратить деньги на какое-либо очередное «чудо техники», и будьте готовы к существенным и постоянным вложениям времени и денег.
Технические средства — это инструменты. Только вы сами можете решить, использовать их или нет. Вы не обязаны использовать инструменты просто потому, что они существуют. Пусть к покупке приведет потребность, а не что-нибудь другое (например, подражание коллегам или мода). Не покупайте разнообразные приспособления, как бы замечательно они ни выглядели, или программное обеспечение, дающее массу возможностей, если не понимаете, будут ли они действительно вам полезны. Если у вас есть более простая система, которая вас вполне устраивает, нет абсолютно никакой необходимости заменять ее. Обращайтесь к технике только в том случае, если сталкиваетесь с процессами и проектами, которые слишком трудно или слишком долго делать вручную (например, ежемесячно рассылать электронные письма по базе из двух тысяч адресов). Чем более специфична потребность, тем проще будет найти подходящий инструмент, если, конечно, существует технологическое решение для этих процессов.
