ЛЕКЦИЯ 9. Документационное обеспечение делового общения
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Каждому человеку в своей жизни приходится иметь дело с оформлением различных документов. Сейчас это все чаще делают с помощью компьютера. Но независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам. Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами. Они обеспечивают:
• юридическую силу документов;
• их оперативное составление и использование;
• быстрый поиск;
• возможность автоматизации операций.
Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:
– левое — не менее 20 мм (обычно 35 мм) – для подшивки;
– верхнее — не менее 20 мм;
– правое — не менее 10 мм;
– нижнее — не менее 10 мм.
Любой документ состоит из набора элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом.
Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (27.11.2000).
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. код формы документа;
6. наименование организации;
7. справочные данные об организации;
8. наименование вида документа;
9. дата документа;
10. регистрационный номер документа;
11. ссылка на регистрационный номер документа;
12. место составления или издания документа;
13. гриф ограничения доступа к документу;
14. адресат;
15. гриф утверждения документа;
16. резолюция;
17. заголовок к тесту;
18. отметка о контроле;
19. текст документа;
20. отметка о наличии приложения;
21. подпись;
22. гриф согласования документа;
23. визы согласования документа;
24. печать;
25. отметка о заверении копии;
26. отметка об исполнителе;
27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28. отметка о поступлении документа в организацию;
29. идентификатор электронной копии документа.
Расположение наиболее используемых реквизитов документа приведено на схемах.
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4
1. Углового бланка
2. Продольного бланка по ГОСТ Р 6.30–97
1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
Например:
ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного, например:
Центральный научно-исследовательский институт информации
(ЦНИИИНФОРМ)
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования — закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ПИЛОТ», ОАО «РЕАЛ».
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например:
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «КРОКУС».
7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, номер и дату лицензии и др.).
8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например:
ПРИКАЗ, АКТ и т. п.
Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.
9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания или принятия решения, для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год, например: 01.03.2002.
Допускается оформления даты в последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформление даты (без кавычек), например: 9 сентября 2002 г.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа, когда неизвестна точная дата подписания, может проставляться только месяц и год (день может быть проставлен ручкой при непосредственном подписании документа).
Все служебные отметки на документе, связанные с его получением, прохождением и исполнением (о поступлении, резолюции, об исполнении и т. п.), должны датироваться, за исключением реквизита «Подпись», в котором дата не проставляется.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
– дела по номенклатуре;
– структурных подразделений или направлений деятельности;
– должностных лиц — авторов документа;
– корреспондентов или исполнителей;
– наименований видов документов и т. п.
Например: № 1–3/115 (1 — номер структурного подразделения, 3 — номер дела по номенклатуре, 115 — порядковый номер документа).
На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будут иметь номер: 01–20 — 105/11921, где 01–20—105-номер, присваиваемый Центробанком, 11921 — номер, присваиваемый ГТК РФ.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
На № _______________ от ______________
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московская школа секретарей» место составления — «Москва» — не проставляется, а на контрактах и договорах рекомендуется проставлять данный реквизит.
13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:
Коммерческая тайна
Экз. № 2
14. Адресат указывается в письмах. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Мост-банк
Отдел кредитования
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО «Вист»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
А.И. Смирновой
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Генеральному директору
Компании «Луч»
В.Б. Рощину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям предприятий
Южного административного округа
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих элементов:
• наименование организации;
• структурное подразделение;
• должность, инициалы и фамилия;
• почтовый адрес.
Например:
ОАО «Профит»
Начальнику департамента кадров
А.В. Рогову
Ул. Полянка, 17
Москва, 113209
Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:
Директору ЗАО «Эра»
И.В. Рудневу
Ул. Остоженка, 14
Стр. 2, офис 5
Москва, 127408
Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адресата на конвертах и документах:
• наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);
• улица, № дома, № квартиры;
• населенный пункт (город, поселок);
• область, край, республика;
• страна (для международных писем);
• почтовый индекс.
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным почтовым правилам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:
V. Lenin
32–17 Ordinka
Moscow 119215
Russia
Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:
Директору ЗАО
«Развитие»
А.И. Федорову
ф. (495)2354108
Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков-уголков (см. схему 1). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки.
15. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Гранд»
Подпись А.В. Дашков
02.09.2002
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Приказом директора
ЗАО «Экос»
От 21.09.2002 № 4
Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Объединения ОАО «Арбат»
Подпись О.В. Лобанов
02.09.2002
16. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:
• фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (конкретные действия);
• срок исполнения;
• подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:
О.Р. Васильевой. Отправить факс о согласии до 04.03.2002. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
• О чем (о ком)?
Например: в письме о сроках поставки продукции.
Чего (кого)?
Например: акт списания продукции.
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, как правило, выравнивается по центру.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».
19. Текст документа является основным элементом любого документа.
Документы оформляются в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.
Как правило, текст состоит из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй — выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — выводы).
В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило содержит причину или основание создания документа, а вторая — просьбу, решение, распоряжение, например: Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных «Кодекс».
Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника. В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например: В соответствии с постановлением правительства Москвы от 21.02.2002 № 240-П «О введении новые тарифов…»
В распорядительных документах организаций, действующих по принципу единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
ПРЕДЛАГАЮ:
Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
РЕШИЛ:
И в совместных распорядительных документах — от первого лица множественного числа, например:
РЕШИЛИ:
ПРИКАЗЫВАЕМ:
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
Содержание выступлений — от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа, например: «департаменты осуществляют функции…», «комиссия установила…».
В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. При составлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 с 1–2 интервалами между строк текста.
20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 1 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение:
1. Контракт от 20.07.2002 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приемки работ от 15.09.2002 № 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1
к приказу директоров ОАО «Эра»
от 01.04.2002 № 12
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч»
от 09.09.2002№ 3–2/155
и приложение к нему, всего на 4 л.
Допускается реквизит «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать его относительно самой длинной строки, например:
Приложение № 1
к приказу директора института
от 25.07.2002 № 12.
21. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор
ОАО «Луч» Подпись О.А. Градов
Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:
Генеральный директор Подпись О.А. Градов
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, в реквизите «подпись» не указывается.
Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
Мэр Подпись Ю. Лужков
При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Подпись А.В. Зорин
Главный бухгалтер Подпись Т.В. Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Префект СВАО г. Москва Префект ЦАО г. Москва
Подпись А.И. Петров Подпись И.Г. Орлов
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
Генеральный директор Президент фонда
Завода «Энергия» социальной защиты
Подпись И.П. Трушин Подпись К.С. Силаев
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например;
Председатель комиссии Подпись А.С. Долохов
Члены комиссии Подпись Л.И. Антонова
Подпись О.Р. Грошев Подпись А.И. Якушев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления, подписываются руководителем предприятия или, по его поручению, первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые сторонним или подчиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компенсацией.
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Коммерческий директор
Ассоциации инвестиционных фондов
«Проект — 2002» Подпись А.В. Росков
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента образования
Подпись О.И. Трифонов
03.04.2002
Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т. п., гриф согласования проставляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол Правления АКБ
«Автобанк» от 03.04.2002 № 5
23. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости — должность визирующего, например:
Юрисконсульт
Подпись Н.И. Власов
06.06.2002
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания его руководителем.
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
Подпись И.О. Громов
01.07.2002
При наличии у работника, визирующего проект документа, возражений виза не проставляется. В этом случае на отдельном листе излагаются предложения визирующего и направляются вместе с проектом документа его составителю. Визы проставляются:
• на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения);
• на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «подпись») копии отправляемого документа (письма).
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.
25. Отметка о заверении копии необходима как знак соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:
Верно
Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градова
09.09.2002
Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».
26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Устинов
324 95 87
Или
Устинов Николай Петрович
324 95 87
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:
В дело 1–5. Отправлен факс от 01.04.2002 № 1297
Подпись 06.04.2002
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы, минуты).
Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:
Вх. № 00001
Дата 08.01.2002
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Например:
DOCN / RASP / 06042002.doc DOCN — каталог, RASP — подкаталог, 06042002. Doc — файл
Или менее сложный вариант LETTER 27. DOC
(Letter — вид документа, 27 — порядковый номер письма).
Такая отметка необходима для:
• исключения повторного ввода документа в ПК;
• быстрого поиска документа по имени файла;
• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
Технология работы с документами
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие на предприятие проходят:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.
