Глава 2. Как создать интеллект-карту
Основные области применения интеллект-карт: работа
Согласно статистике, средний британец проводит на работе 12 полных лет жизни. Более того, исследователи Лондонского университета Метрополитен уточнили, что четыре полных года из этого времени он тратит на телефонные разговоры. Согласно результатам исследования, проведенного журналом Management Today, госслужащие два полных года своего рабочего времени тратят на совещания, из них почти полгода уходит на пустые обсуждения и ненужную рутину…
Факты удручающие. Так как нам сделать время, проведенное на работе, более продуктивным и приятным? Конечно, используя интеллект-карты!
При создании интеллект-карт для профессиональных целей отнеситесь к процессу как к игре, а не как к тяжелой обязанности, это приведет к творческому и полезному результату!
Далее мы рассмотрим, как использование интеллект-карт может помочь вам в профессиональной деятельности: от управления временем до проведения анализа и написания отчетов. В главе 5 вы найдете примеры применения техники создания интеллект-карт в самых разных случаях на рабочем месте, и не только.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Интеллект-карта представляет собой многофункциональный инструмент, а потому она незаменима в условиях многозадачности! Мы уже говорили, насколько полезной может оказаться интеллект-карта для планирования недели. Если вас настолько поглотили рутинные дела, что вы забыли о планировании и расстановке приоритетов, самое время обратиться к технике создания интеллект-карт. Составление интеллект-карты в начале новой рабочей недели или в конце предыдущей на следующую неделю — отличный способ остановиться, сосредоточиться и расставить приоритеты. Интеллект-карту для управления временем можно структурировать по дням недели, выделить дедлайны и важные события, или же основные упорядочивающие идеи могут отражать разные проекты, находящиеся у вас в работе, а дополнительные ветви могут быть посвящены приоритетам по каждому проекту на будущую неделю. Может показаться непродуктивным тратить время на рисование интеллект-карты вместо того, чтобы работать, но в долгосрочной перспективе время, потраченное на планирование, окупится сторицей!
АНАЛИЗ ТЕМЫ
Если вы работаете в офисе, рано или поздно вам придется столкнуться с необходимостью провести анализ по какой-то теме: эффективность продаж, выход на новый рынок, снижение расходов, инновационные подходы к решению текущих задач.
При создании интеллект-карты для этой цели выберите центральное изображение, которое четко и позитивно определяло бы тему анализа. Первая из основных ветвей может представлять собой подход или угол зрения, которого вы будете придерживаться. На второй ветви могут быть перечислены типы необходимых вам данных, например доказательства, мнения, неоспоримые факты, результаты других исследований. Третья ветвь может быть посвящена источникам — основным и второстепенным. На четвертой ветви могут располагаться методы оценки данных, а на пятой — способы, с помощью которых лучше всего систематизировать информацию. Шестую ветвь можно посвятить тому, как эффективнее всего представить полученные результаты, чтобы они оказали максимальное воздействие.
Дополнительные ветви помогут добавить детали к основным ветвям. По мере их заполнения вы можете удивиться тому, сколько у вас возникнет новых идей. Откажитесь на время от их критической оценки. Техника создания интеллект-карт хороша тем, что стимулирует нестандартное мышление. Не переживайте, если какие-то из дополнительных ветвей останутся пустыми: позже вас непременно озарит творческое решение того, как их заполнить.
ПОДГОТОВКА ГОДОВОГО ОТЧЕТА
Интеллект-карта, представленная ниже, посвящена задаче, пугающей многих, — подготовке годового отчета. Хотя вы и по закону можете быть обязаны обнародовать информацию о деятельности компании, в том числе финансовой, в годовом отчете, вы удивитесь тому, какой отличной возможностью станет интеллект-карта, чтобы показать успехи компании, привлечь внимание инвесторов и клиентов и выделиться среди конкурентов.
Интеллект-карта для подготовки годового отчета
Центральным изображением может быть образ, воплощающий видение компании, чтобы он постоянно был у вас перед глазами. В данном примере автор интеллект-карты — производитель натуральных соков, а потому центральным изображением стала бутылка нестандартной формы в окружении фруктов.
Проработайте структуру будущего отчета, выделяя по ветви на каждый элемент. Возможно, в процессе работы вас посетят нестандартные решения и необычные подходы. Например, вы поймете, что можно снять видеоролик с участием генерального директора компании в качестве вступления к отчету и поместить ссылку на этот видеоролик в онлайн-версии документа. Одну ветвь можно посвятить аналитическому обзору отрасли, а также возможностям и вызовам, которые принесли компании недавние изменения в отрасли. Следующая основная ветвь может соотноситься с разделом отчета: резюме целей компании, особенно в разрезе финансовых показателей и необходимости сохранять лидирующие позиции на рынке с точки зрения дизайна и сервиса для покупателей.
Затем можно перейти к достижениям: это важная ветвь, так что к ее созданию следует подойти творчески. Одна из ветвей должна быть посвящена финансовым показателям, которые необходимо включить, с помощью другой ветви можно проанализировать возможные выводы и заключения. Наконец, выделите одну или две ветви для обдумывания идей относительно оформления отчета (это особенно важно, если вы работаете в творческой индустрии), а также самой презентации, если представлять годовой отчет будут на каком-то мероприятии.
Волшебство интеллект-карт
Будучи эффективным инструментом планирования и запоминания, интеллект-карты могут быть особенно полезны в профессиональной деятельности и учебе. Благодаря им эти аспекты нашей жизни могут стать гораздо более продуктивными и приятными. Это доказывает пример уроженца Шри-Ланки д-ра Дилипа Абаясекары.
Сегодня Дилип Абаясекара востребован как профессиональный оратор, тренер в области коммуникаций, автор книг, в том числе бестселлера «Тропой джина» (The Path of the Genie: Your Journey to Your Heart’s Desire). Помимо этого, он экс-президент международной некоммерческой образовательной организации Toastmasters International, которая помогает людям становиться мастерами коммуникации и эффективными лидерами. Карьера Дилипа началась на ниве науки. Однажды утром, по пути на работу, он прослушал запись, посвященную технике создания интеллект-карт. Дилип заинтересовался этой темой и захотел узнать как можно больше. Вот его история:
«Я попробовал применить технику создания интеллект-карт на практике и после первой же попытки оценил ее эффективность. Тогда я занимался наукой. С помощью интеллект-карт я стал структурировать записи из своего лабораторного журнала, проводить анализ технических вопросов, выделять закономерности, понимать суть задач и систематизировать данные. Я открывал для себя всё новые области применения этой техники, и это был уникальный опыт, словно я раздвигал границы возможного! Я быстро понял, что если строить интеллект-карты собственного мыслительного процесса, то качество мышления повышается! Эта техника настолько меня захватила, что я обучил ей жену и двух наших детей.
Я сменил род деятельности и из ученого стал тренером ораторского мастерства, профессором университета и пастором (всем этим я сейчас и занимаюсь). Единственный неотъемлемый инструмент, который помогает мне во всех моих начинаниях, — это интеллект-карты. Я обучил этой технике несколько сотен профессионалов и пасторов. Я по-прежнему остаюсь активным участником Toastmasters, часто выступаю с презентациями и, конечно, пользуюсь интеллект-картами для подготовки к выступлениям. Давно прошло то время, когда я корпел над речью, отшлифовывая каждую фразу! Оказалось, что подготовка к выступлению может быть веселой и увлекательной. Я генерировал больше идей, экономил больше времени, интеллект-карты буквально врезались мне в память, так что, выступая перед аудиторией, мне не приходилось даже подглядывать в записи. Однажды я поехал на встречу клуба Toastmasters. Встреча проходила в месте, расположенном в часе езды от дома. Я попросил десятилетнюю дочь нарисовать интеллект-карту речи, которую я ей диктовал, сидя за рулем. В тот вечер я выступал по интеллект-карте, составленной дочерью!
Если вы сомневаетесь в своей способности глубоко и творчески мыслить так, у меня есть для вас простое решение: хватит, образно говоря, уныло брести по ухабистой дороге! Запрыгивайте на волшебный ковер-самолет под названием «интеллект-карты»! Это инструмент для освобождения мышления и путь к познанию своих безграничных возможностей мыслить и творить, применяя то, что мы давно принимаем как должное, — собственный интеллект!»
Если вы заняты в образовательной сфере, вы можете освоить технику создания интеллект-карт для лекций, презентации научных работ или написания эссе (см. «Написание эссе»).
Работайте над созданием интеллект-карты блоками по 20 минут, чтобы не терять спокойствия и свежести мышления.
ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Управление проектом обычно представляет собой сложный процесс, требующий времени, идет ли речь об организации конференции, запуске новой линейки продуктов или постановке школьной пьесы. Обычно этот процесс включает ряд этапов — от генерирования идей до планирования, делегирования задач, распределения ресурсов, руководства и итогового результата. Интеллект-карта может стать бесценным помощником на любом этапе управления проектом.
Чтобы ваша интеллект-карта стала таким помощником, используйте лист бумаги, достаточно большой, чтобы на нем можно было отобразить все необходимые этапы, или составляйте интеллект-карты для отдельных этапов (см. главу 4). Будьте полностью открыты в процессе работы и оценивайте потенциальные возможности любых новых данных. Убедитесь, что на каждую важную задачу выделена основная ветвь. Если какой-то вопрос требует незамедлительного решения, выделите маркером относящееся к нему ключевое слово или изображение. Как только вопрос будет решен, отметьте это на карте условным обозначением.
Пример продвинутой интеллект-карты по управлению проектом можно увидеть ниже. Ее создал польский предприниматель Марек Касперски для своих учеников. Карта включает ветви, посвященные целям, графику работы, задачам, критериям, качеству, бюджету, календарному плану, отчетности, ресурсам, контролю деятельности, итоговым результатам. Вы можете выбрать основные упорядочивающие идеи, чтобы они отвечали вашему проекту.
