Глава 2

Деловой этикет

Собрания, совещания и публичные выступления

Часто на работе многие сталкиваются с тем, что нужно провести рабочее совещание. Что делать, с чего начать? Эти и другие вопросы задают себе многие сотрудники, не зная, как правильно провести деловое совещание. Чаще производственные собрания или совещания организуют по инициативе руководителя, но иногда их вправе созывать и рядовые сотрудники.

Практически все совещания или собрания похожи одно на другое. Существуют несколько универсальных правил, по которым можно провести почти любое собрание или совещание. Во-первых, заблаговременно подготовьте повестку дня и старайтесь неукоснительно ее соблюдать. Во-вторых, заранее оповестите всех участников совещания с указанием причины его созыва. В-третьих, назначьте время начала и окончания совещания. Во время самого совещания обязательно придерживайтесь временных рамок, которые были оговорены заранее. В-четвертых, на протяжении совещания следите за тем, чтобы каждый выступающий имел возможность нормально высказать свою точку зрения, чтобы его никто не перебивал. В-пятых, если вы выступаете организатором совещания, то прибыть на это мероприятие должны вовремя. А вот если кто-то из приглашенных опаздывает, то это не означает, что все остальные должны ждать его.

Помимо этих несложных правил, желательно организовать питание для участников совещания или собрания. Особенно это касается тех случаев, когда оно обещает затянуться на долгое время. Такие мероприятия можно ненадолго прервать, чтобы дать возможность его участникам немного отдохнуть и выпить чашку чая или кофе.

Говоря о публичных выступлениях, следует отметить, что любому оратору, выступающему на людях, необходимо всегда помнить одно важное правило: говорить следует коротко и по существу. Особенно это относится к человеку, обязанностью которого является представить оратора собравшейся публике. Ведь люди пришли послушать именно его (или ее) и затягивать представление просто невежливо. Представив выступающего, займите свое место и спокойно дождитесь конца речи. После чего встаньте, пожмите оратору руку и поблагодарите его (ее) за выступление.

Если же вам самим предстоит выступить на собрании с речью, то помните, что залог вашего успеха — это тщательная подготовка к выступлению, а также предварительная репетиция.

Пространную речь, как правило, заранее записывают на бумагу и зачитывают во время выступления. Если же в этом нет острой необходимости, не стоит писать всю речь полностью. Когда текст читают по бумаге, это лишает оратора возможности напрямую общаться с публикой, взаимодействия с залом. Поэтому запишите лишь тезисы речи и цитаты, чтобы в точности воспроизвести их.

Старайтесь, чтобы ваша речь была интересной, насыщенной и нескучной. Слушатели быстро устанут, если вы будете монотонно бубнить записанные заранее фразы. Рекомендуется также разнообразить речь шутками — это заставляет публику быть все время в тонусе и внимательно слушать вас. Но если вы не являетесь опытным оратором, многократно проверившим свое искусство на публике, лучше не рисковать и не шутить совсем, чем делать это неудачно.

Для того чтобы завладеть вниманием аудитории, добавьте в речь несколько остроумных замечаний, но следите за тем, чтобы они не показались публике безвкусными или нелепыми. Вот несколько советов, которые пригодятся всем, кто намерен впервые выступить на публике с речью:

говорите хорошо поставленным голосом и не слишком громко;

до начала выступления установите микрофон на необходимом расстоянии, чтобы ваш голос был хорошо слышен последним рядам, а в динамиках одновременно не раздавалось пронзительного визга или ужасных хрипов из-за неправильной настройки и установки микрофона;

не отступайте от темы выступления, слишком долгие лирические вставки быстро утомят публику, и она потеряет интерес к вам;

обратите внимание на жестикуляцию: если выступление происходит за кафедрой, то лучше держаться руками за ее боковые края, ничего не вертеть в руках, даже если вы испытываете крайнее волнение, не стоит также излишне жестикулировать;

не берите в руки микрофон, звук от ваших пальцев со страшной силой разнесется по всему залу;

если во время выступления вы испытаете потребность чихнуть или прокашляться — ничего страшного, так и сделайте, принеся извинения публике.

Если, присутствуя на совещании или на собрании, вы неожиданно получили приглашение выступить перед собравшимися, не отговаривайтесь фразами типа: «Я не привык выступать перед аудиторией» или «Сначала нужно было спросить у меня, хочу ли я выступить. Я не люблю говорить со сцены».

Многие люди испытывают сильное волнение, выступая перед аудиторией, и это совершенно нормально. Когда их застают врасплох, им бывает трудно сосредоточиться, мысли путаются, речь становится несвязной. Если и вы относитесь к этой категории, то постарайтесь все же собраться с мыслями, произведите глубокий вдох и попытайтесь сделать все возможное, чтобы выступление прошло нормально. Если очень сильно волнуетесь, перед началом выступления можно извиниться перед публикой, сказав что-то типа: «Это выступление для меня неожиданное, и я к нему не готовился. Я немного волнуюсь. Приношу свои извинения». Такими словами вы не только настроите аудиторию на свой импровизированный спич, но и снимете личное волнение.

Говорите громко и внятно, только следите за тем, чтобы громкий голос не перешел на крик. Старайтесь выдерживать ровное дыхание, произносите фразы, не торопясь, подбирая слова. Если вас попросят сказать несколько слов о выступлении предыдущего оратора, то не следует говорить: «Вы слишком преувеличиваете мои возможности». Скромность, конечно, украшает человека, но в подобной ситуации этого делать не стоит, так как способно сыграть против вас. Достаточно просто сказать несколько теплых слов в адрес предшественника и поблагодарить его за выступление.

В процессе доклада или после него слушатели часто задают вопросы по теме. Случается, что звучат самые неожиданные и вы теряетесь, не зная, что на них ответить. Поддержать диалог со слушателями и успешно справиться с ответами вам помогут несколько несложных правил.

Первым делом предложите слушателям задавать вам вопросы только тогда, когда вы сами будете к этому готовы. Обычно это происходит после выступления. Вопросы, заданные во время вашего доклада, могут сбить вас с мысли. Попросите слушателей, задавая вопросы, подниматься с места, представляться и называть свою должность. После чего громко и отчетливо повторите заданный вам вопрос — это поможет вам сосредоточиться и подготовить ответ.

Случается, что слушатели, задавая вопрос, пускаются в пространные рассуждения, постепенно уходя от его темы. В таком случае вы должны вежливо перебить говорящего и спросить: «Извините, так в чем заключается ваш вопрос?»

Иногда могут прозвучать такие вопросы, найти ответы на которые без подготовки бывает затруднительно. В таких случаях следует признать факт, что вы не готовы сейчас же ответить на поставленный вопрос, но если слушатель даст вам немного времени, после совещания вы в состоянии все обсудить.

Вопросы бывают не только затруднительными, но и провокационными. Если кто-то из присутствующих на совещании задает подобный вопрос, лучше оставьте его без ответа, отметив при этом, что совещание — не место для конфронтации и выяснения отношений.

Можно использовать и другой вариант. Отложить обсуждение спорных моментов, предложив встретиться после совещания и все обсудить. Иногда прибегают к еще одной хитрости. Можно произнести фразу типа: «Я вижу, что мое высказывание на эту тему вызвало у вас неоднозначную реакцию. В связи с этим позвольте, я более детально остановлюсь на данной проблеме».

Бывает, что кто-то забрасывает выступающего вопросами, не давая другим присутствующим задать свои. В этой ситуации вежливо попросите активного слушателя дать возможность высказаться остальным. А чересчур рьяному назначьте дополнительную встречу, чтобы подробно и спокойно обсудить все возникшие у него вопросы.

В завершение собрания объявите о том, что оно окончено. Если на мероприятии присутствуют и владелец компании, и ее управляющий, то эта миссия возлагается на кого-то из них. Если же приглашены только рядовые сотрудники для обсуждения текущих рабочих вопросов, то завершает совещание тот, кто его созывал.

Психология bookap

Закрывают совещание, как правило, словами: «Хочу подвести итоги сегодняшнего совещания. Мы обсудили следующие вопросы…» или «В результате совещания мы пришли к выводу, что дальнейшая стратегия наших действий будет такова…» Затем повторяют принятое решение или достигнутое соглашение, напоминают лицам, ответственным за исполнение тех или иных поручений, что им необходимо сделать, а также благодарят всех присутствующих и тех, кто помогал в организации мероприятия.

Иногда во время собрания или совещания делают письменные заметки или аудиозаписи, которые в дальнейшем будут использоваться для составления отчета о проведенном мероприятии. Его копии позднее передают каждому из участников.