Часть третья. ПРИМЕНЯЕМ НА ПРАКТИКЕ ТО, ЧЕМУ НАУЧИЛИСЬ
Глава 6. ТРАДИЦИОННЫЕ ОФИСЫ И СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Термин «традиционные офисы» относится к офисам, в которых есть дверь и которые находятся в помещении компании, а не дома. Однако эта глава также содержит самую подробную информацию о том, как создать дружественную к пользователю систему подшивки и хранения документов. Поэтому от ее чтения получат пользу и те, кто работает в офисах другого типа.
АНАЛИЗ
1. Что работает?
Примеры:
«Единственная вещь, которая работает, — это моя система ведения счетов и бухгалтерии. Остальные бумаги находятся в беспорядке, но я всегда четко представляю себе движение своих наличных денег».
«У меня есть один ящик, где я храню копии всех своих выступлений, рассортированные по дате и месту. Мне легко вернуться к тому, что нужно».
2. Что не работает?
Примеры:
«Каждое утро я несусь к телефону, поднимаю трубку, роняю на стол портфель, сбрасывая при этом на пол гору бумаг, и сжимаюсь от страха, когда собеседник на том конце провода просит меня просмотреть документ, который я ему недавно выслал. Я знаю, что он где-то здесь, но где? Мне приходится сначала как-то выкручиваться, а потом буквально охотиться за этой бумагой. Я не могу больше выносить ежедневное напряжение, стресс и смущение».
«Я настолько плохо организован, что не могу использовать наилучшим образом помощь своих подчиненных. Важнейшие проекты постоянно застревают у меня на столе. Мой ассистент не в состоянии даже подшить для меня документы, потому что ни один из нас не понимает, как устроена моя система хранения бумаг».
«Каждый день я работаю с 8 утра до 9 вечера. Я знаю, это происходит из-за того, что ежедневно я трачу слишком много времени на то, чтобы разыскать среди вороха бумаг нужные документы. Это — сегодняшняя кипа. Это — вчерашняя. Стопки за прошлую неделю лежат на полу. Стопки за прошлый месяц — на приставном столе. Пытаясь найти то, что мне нужно, я полностью полагаюсь на память — и это никогда не работает!»
«Я приобрел в отделе ужасную репутацию, потому что постоянно все теряю. Больше никто не дает мне никаких документов, не сделав перед этим копии для себя. К сожалению, я уверен, что компания также не спешит расширять мои полномочия. Моя дурная слава портит мне карьеру».
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Шарлотте М., юристу крупной международной корпорации, нужно было место для текущих проектов (судебных дел), материалов исследований (новые законопроекты, информационные бюллетени, книги по юриспруденции, материалы для анализа прецедентов), документов, взятых из центрального хранилища (которые нельзя было смешивать с ее собственными документами или вернуть на место с опозданием), ежедневников, статей и проектов презентаций, которые она писала для личного профессионального развития.
• Джоэлю К., директору агентства по торговле канцелярскими товарами, нужно было место для папки с прайс-листами, рекламными материалами за текущий месяц и книги заказов (для переговоров); визиток и заметок, связанных с продажами, трех категорий документов («Производители продукции», «Планирование бизнеса», «Личные финансы»); отдельного места для работы с бумагами, которые он передавал бухгалтеру и ассистенту.
• Дениз 3., директору по развитию общественной организации, нужно было место для документов, связанных с текущими событиями, с прошедшими событиями; органайзера; рекламных материалов, почты и предложений по различным мероприятиям для сбора средств; информации спонсоров; банковских чеков.
4. Зачем быть организованным?
Примеры:
• «Ускорить поиск информации во всем офисе».
• «Навести порядок, чтобы производить более благоприятное впечатление на клиентов, начальство и подчиненных».
• «Уменьшить напряжение, связанное с потерей информации».
• «Легче справляться с несколькими делами одновременно и жесткими сроками».
5. Что вам мешает?
Вот самые распространенные причины беспорядка в подобных помещениях:
• Неудобная система хранения. В большинстве офисов, которые я видела, приставные тумбы для документов находятся рядом со столами, а шкафы для документов — в другом конце комнаты. Это превращает подшивку и поиск документов в настоящую проблему. Просто переставив эти предметы мебели, вы поместите максимальное количество документов туда, где они будут у вас под руками, рядом с вашим креслом, и на 500 % повысите свои шансы содержать в порядке свой стол!
• У вещей нет своего места. Если ваши бумаги разбросаны по всему столу, похоже, вы так и не нашли для них подходящего места. Может быть, это происходит из-за того, что в офисе постоянно появляются новые категории документов и вы никогда не прекращаете заводить новые папки. Именно по этой причине все бумаги валяются на столе. Другая распространенная ситуация — ящики заполнены папками вашего предшественника, и у вас не было возможности убрать их, чтобы освободить место для собственной системы организации. В любом случае, если у вещей нет своего места, они неизбежно собираются в кучи.
• Рост темпов жизни и развитие новых технологий. Часто в круговороте современной деловой жизни люди не находят или не отводят времени на то, чтобы остановиться и организовать себя. Вот распространенная жалоба одного из участников моего семинара: «Независимо от того, как сильно я жажду организовать офис, мне кажется невозможным — и даже опасным — найти на это время, не прерывая при этом ежедневной работы. Я могу не уложиться в сроки, отстать и потерпеть неудачу в бизнесе».
• Заниматься организацией пространства скучно. Процесс организации в офисе в основном заключается в систематизации и подшивке документов. Это одна из самых неприятных задач в мире. Часто люди так никогда и не вносят в свою систему индивидуальный стиль и своеобразие. Они продолжают использовать серые скоросшиватели с унылыми надписями — и все это скучно, скучно и еще раз скучно. А ведь информация, лежащая в папках, — источник жизненной силы бизнеса, и легкий доступ к этой информации неразрывно связан с успехом. Далее в этой главе вы прочтете о том, как вносить в свою систему подшивки и хранения документов стиль, настроение и чувство собственного достоинства, чтобы постоянно использовать ее было намного веселее, проще и интереснее.
