Инструменты GTD
Накопители
Термин, который иногда вносит путаницу, потому что ассоциируется с конкретным инструментом. Давайте разберемся, что это такое, зачем это нужно и что можно считать Накопителем.
Пользуясь аналогией с компьютером, Накопитель можно условно сравнить с буфером или кэш-памятью, куда поступают данные перед тем, как их обработает процессор.
Поскольку наш процессор (Пользователь) хорошо обрабатывает данные последовательно, а поступают они потоком, нужно где-то их накапливать до того момента, пока мы не разберемся с текущей задачей и не будем готовы к новой.
Собственно, Накопитель — это скорее принцип, нежели конкретный инструмент. К нему можно отнести все, что может хранить в себе данные до того момента, пока вы не освободитесь, и не решите, что к ним нужно обратиться.
Кстати, дела, которые были выписаны в самом начале — попали в Накопитель. В Outlook задача без категории считается занесенной в Накопитель5. Если вы пользуетесь другим таск-менеджером, скорее всего, там есть специальный список INBOX.
5 Так гораздо удобнее, чем создавать задачу, а потом присваивать ей категорию «Накопитель». В других таск-менежерах можно настроить попадание новых задач в INBOX по умолчанию.
Традиционно в качестве Накопителя используются:
• Папка «Входящие» в электронной почте
• Лоток для бумаг
• Специальная категория в таск-менеджере (обычно INBOX) или задачи без категории
• Диктофон
«Входящие»
Электронная почта слишком хорошо знакома, чтобы относиться к ней серьезно. В результате во «Входящих» лежат старые и новые письма, прочитанные и непрочитанные, письма с пометками и без. На самом деле, ее главное назначение — хранить только непрочитанные письма!
Если письмо открыто, его нужно обработать (проанализировать по алгоритму, который вы увидите ниже) и убрать из Входящих. В Gmail есть удобная функция «Архивировать», которая помещает письмо из «Входящих» в папку «Вся почта». Если вы пользуетесь другим сервисом или почтовой программой, пожалуйста, сделайте отдельную папку «Архив» или «Вся почта», в которую будете отправлять письма после того, как они были открыты и обработаны.
NB. В работе с электронной почтой как никогда ярко проявляется главный враг продуктивности — двойная работа. Как говорится, лучший способ быть продуктивным — не делать одно и то же дважды. К сожалению, не все распространяют это правило на электронную почту. Вот и получается, что мы тратим время на чтение письма, потом думаем: «Сейчас не хочу ничего по нему делать», и отмечаем его как непрочитанное. А потом повторяем всю операцию заново, тратя драгоценное время.
Главное правило в работе с электронной почтой:
Нет времени обработать письмо — не открывай его!
NB. В реальности, обычно, все сложнее. Сложно предугадать, когда времени хватит на работу с почтой, а когда нет6. В случае, если письмо открыто, но работу по нему пришлось прервать, не помечайте его как непрочитанное. Поставьте себе задачу в таск-менеджер и скопируйте само письмо в заметки по ней, после чего архивируйте оригинал.
6 Человеку вообще свойственно ошибаться в меньшую сторону в прогнозах относительно затрачиваемого на выполнение задачи времени и сталкиваться с постоянным провалом самостоятельно установленных сроков. Эта особенность получила название «ошибка прогнозирования».
Так вы избавите себя от двойной работы (потому что заголовок задачи уже будет содержать в себе действие по письму), очистите «Входящие», и со спокойно займетесь тем, что вас отвлекло.
Не очень хорошо, хотя и допустимо, держать письма в необработанном виде, оставляя их в виде напоминаний. Неважные письма можно игнорировать достаточное количество времени. Однако, всегда лучше иметь один список задач, с которым вы работаете постоянно, чем разносить его функции между собственно списком и различными «накопителями». В том числе и потому, что работая в списке задач, вы с большой долей вероятности забудете о том, что какие-то письма оставлены непрочитанными и их нужно бы обработать.
Гораздо полезнее специально выделить время на работу с почтой, чем постоянно держать ее открытой. Настройте автоответчик, который бы сообщал, когда вы проверяете почту, чтобы отправители не волновались. Например, если отправлять такое сообщение, никто не будет переживать, что вы долго не отвечаете:
«Привет! Если вы получили это письмо, я 100 % получил ваше. Я проверяю почту в 11–00, 14–00 и 16–00. Если вы прислали мне счет или хотите сказать что-то очень срочное, пожалуйста, позвоните мне на мобильный +7 123 456 67 89.
С ув. и прочее и прочее».
Постоянно открытая почта — одна из главных причин непродуктивного, рваного ритма работы. Мы не сможем сосредоточиться, если будем вынуждены постоянно отвлекаться. Выделите для работы с почтой отдельное время, и вы увидите, насколько это облегчит жизнь.
Правило «нет времени — не трогай» имеет и другое выражение: «тронул — ходи». Если вы все же открыли письмо (задачу в INBOX или бумаге в лотке), его необходимо проанализировать.
В рамках этих двух правил работы с Накопителем (будь то электропочта, смс-ки, бумаги в лотке «Входящие» или задача в INBOX) мы приближаемся к пониманию того, что поступившие данные не требуют спешки.
В 99 случаях из 100, письмо с пометкой «СРОЧНО!!!» означает: «я хочу, чтобы ты сделал это срочно», а не «это действительно срочно». Желание отправителя понятно, но потворствуя ему, мы вредим собственной эффективности.
Все, что касается обработки электронной почты:
• «Нет времени — не трогай»,
• «Тронул — ходи» и
• «Открыл — убери из “Входящих”».
В полной мере относится к обращению с другими «Накопителями». С одной оговоркой, которая относится к бумагам. Если электронную почту мы смотрим, как минимум, раз в день, то бумаги в лотке могут подождать до недели. Можете быть уверены, действительно важная информация найдет путь к вашим ушам, подчиненные помогут.
Поэтому не старайтесь ежедневно обработать все, что пришло в лоток для бумаг, — сосредоточьтесь на списке задач. К тому же, часто бывает, что, проблема рассасывается без вашего участия, пока документы ждут своей очереди.
Стоит отметить, что в «Накопители» поступают не только данные извне. Если вам пришла какая-то мысль, идея, запишите и положите в «Накопитель». Проще всего создать задачу, все в нее записать и сохранить в INBOX. Так вы ничего не забудете, и не будете загружать голову непрофильной работой.
Это значит, что можно сосредоточиться на чем-то одном по-настоящему важном, размышлять и генерировать свежие идеи, ассоциации. Когда есть уверенность, что ничего не забудется и не потеряется (ведь все записано), сосредоточиться становится гораздо проще.
Те, кто привыкли пользоваться «Накопителями», записывая в них все, что приходит в голову или поступает снаружи, испытывают поистине физический дискомфорт, если не могут записать что-либо и вынуждены держать это в голове.
Для человека, который привык пользоваться мозгом по назначению, обязанность «что-то не забыть» в высшей степени обременительна. Имея чистый и открытый разум, он привыкает занимать его обустройством будущего, что положительно сказывается на качестве планов и достижении поставленных целей.
Проблема чистого «Накопителя» стоит того, чтобы остановиться на ней еще раз. Прелесть пустой папки «Входящих», пустого Inbox в таск-менеджере и т.д. в том, что ничто в них не требует внимания. У вас не остается ни малейшего повода тратить время на что-то, кроме выполнения намеченных дел.
Эмоционально это выражается в большом облегчении — когда во «Входящих» нет писем, а в INBOX — задач, чувствуешь себя гораздо спокойнее, нет никакого замешательства. Цели определены, задачи поставлены. За работу, товарищи!
