6. Методы, средства и приемы экономии времени в управленческом труде

Почти две трети времени руководителя занимают регулярно повторяющиеся работы, поэтому, рационализируя затратны времени на них, важно добиваться, чтобы эти заранее известные виды работ выполнялись согласно определенной, твердо установленной системе ив пределах нормального рабочего времени.

6.1. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ НА РЕГУЛЯРНО ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ РАБОТЫ

Анализируя всю свою каждодневно повторяющуюся работу и постигая характер каждой операции, руководитель может найти множество путей для экономии времени. Систематическая, повседневная, целенаправленная работа в соответствии с расписанием, четкое определение и проведение собраний, совещаний и заседаний с детальной подготовкой обсуждаемых и решаемых вопросов, их регламентированность, ритмичность позволяют значительно уменьшить затраты времени. Надо добиваться того, чтобы подчиненные знали часы, дни и время приема, когда и с кем можно решать вопросы в отсутствии руководителя. Каждодневная практическая деятельность руководителя должна быть направлена на совершенствование порядка и методов выполняемых им работ. Проанализируйте типичную схему вашей каждодневной работы и определите, важна ли именно такая последовательность для результатов ее выполнения. Не тратите ли вы первый утренний час работы на решение задач вне зависимости от того, когда в течение дня вам потребуются их результаты? Умеете ли вы подождать с выполнением очередной текущей работы до тех пор, пока не выполните какое-то наиболее важное дело? Выработали ли вы у себя привычку предварительно готовиться ко всякой работе или деятельности? Классики праксеологии справедливо отмечают, что секрет хорошей импровизации — в хорошей подготовке. Этот парадокс выражает трезвую и простую по своей сути истину. Действительно, легко приходят в голову удачные мысли только тому, кто к ним подготовлен. И, наверняка, только тот гладко говорит стихами, всегда имея их в запасе, кто заранее практиковался в произношении многих рифм. Смысл этого высказывания сводится к утверждению, что непременным условием осуществления чего-то без спешного приготовления является заблаговременная подготовка. Может быть, это слишком смелое обобщение, и, возможно, бывают случаи абсолютной импровизации. Однако, вне всякого сомнения, такие случаи составляют весьма редкие исключения. Обычная практика подтверждает преобладающую долю подготовки в развитии всякого рода усовершенствования и позволяет сформулировать следующую общую рекомендацию (которая, впрочем, является применением принципа антиципации). Пусть к началу данного действия оно будет полностью подготовлено; поздно браться за упаковку чемоданов, когда пора уже уезжать. Так не будем же жалеть ни времени, ни труда на выполнение подготовительных действий, за исключением, разумеется, тех, которые заведомо были бы невыполнимыми или в выполнении которых нет особой надобности. «Не натягивай тетиву лука, если колчан пуст», — гласит корейская поговорка. Подготовительными действиями по отношению к данному действию являются такие, которые делают возможным или облегчают его выполнение, либо такие, которые делают возможным более успешное его приведение. Не увлекаетесь ли вы заседаниями и особенно в первые часы работы? Не проводите ли их для «галочки» или по указанию свыше? Помните, что особое увлечение заседаниями проявляют слабые руководители, имеющие невысокие деловые качества. Если же вы проводите деловое совещание с целью коллективного обсуждения, выработки правильного решения и ускорения его реализации, то обеспечьте его эффективность и действенность путем: а) четкой подготовки и правильной организации его работы; б) определения довольно конкретного круга решаемых вопросов: в) приглашения минимального числа действительно необходимых работников; г) установления четкого регламента и действенных мер его соблюдения. Имейте предварительное мнение по обсуждаемому во-просу. Начинайте совещание в строго назначенное время, даже если и не все еще явились. Если отсутствуют работники, ответственные за рассматриваемые вопросы, или их прямые исполнители, установите причину отсутствия и перенесите совещание. Проведите с ними соответствующую беседу. Если надо, наложите взыскание. Уверенно руководите ходом совещания. По-деловому, конкретно сформулируйте цель его, предложите регламент, определите общую продолжительность совещания. Добивайтесь в ходе обсуждения деловитости, направляйте прения в нужное русло, следите за регламентом. Вопросы ставьте перед всеми или конкретно предложите высказаться работнику, чье мнение весьма важно. Выступая, будьте сосредоточенны, учитывайте состав, уровень и интересы слушателей, владейте собой. Завершая совещание, подведите его итоги. Поручите подготовку решения или сформулируйте программу дальнейшей работы над проблемой. Обеспечьте наличие стенограммы, протокола или магнитофонной записи. Действуйте так, чтобы у подчиненных осталось впечатление действенности и необходимости данного совещания.