Инструменты GTD


...

Алгоритм анализа


ris8.jpg

Алгоритм анализа — центральная часть GTD. Он связывает ее части и применяется постоянно, когда вы достаете что-то из «Накопителя». Каждый раз, когда мы сталкиваемся с новыми данными, без разницы, пришли ли они извне или изнутри (как новая идея), применяется алгоритм.

Это инструмент, задача которого — принять входящий поток данных, распознать их, устранить посторонний «шум», определить действия и занести их в систему хранения (таск-менеджер). Это порядок действий по обработке данных, который нужно заучить и довести до автоматизма.

Знакомым с авторским изложением системы, приведенный алгоритм, возможно, покажется странным. В частности, Аллен начинает анализ с вопроса «Можно ли с этим что-нибудь сделать?» (is it actionable?). Здесь этот вопрос предвосхищают два других: «Что это такое по сути?» и «Нужно ли это или можно выбросить?».

Их назначение очевидно. Прежде, чем уяснить, можно ли что-либо сделать в связи с тем, что поступило, нужно понимать, с чем мы имеем дело и нужно ли нам это в принципе? Без четкого ответа на первый вопрос не будет нормального анализа. Ответ на второй помогает избежать «холостых» усилий.

Если не отдавать себе отчета в том, чем является пришедший квант информации по своей сути, сложно понять, можно ли от него избавиться и какие последующие действия он подразумевает. В анализе, например, электронной почты, каждый раз мы обрабатываем письма, по форме. По сути — это каждый раз разные вещи.

Одно письмо может быть приглашением на выставку, другое докладной запиской, третье — уведомлением, а четвертое просто рассылкой. Вопрос «что это такое по сути?» важен еще и потому, что в ответе на него содержится половина ответа на следующие два вопроса: «нужно ли это или можно выбросить» и «связано ли с этим какое-либо действие?».

Вопрос «нужно ли это или можно выбросить» призван ликвидировать мусор на входе, чтобы не тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.

Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма — «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из трех пунктов:

1. В первом излагается, что произошло.

2. Во втором — сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать.

3. В третьем — руководитель ставит визу или отвергает документ.

Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно утвердить его либо вернуть на доработку. Это не снимает с руководителя ответственности за происходящее, но повышает самостоятельность и сообразительность сотрудников.

Задание 2. Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.