Инструменты GTD


...

Проекты

То, что я называю категориями («Today», «Tomorrow», «Next», «Scheduled», «Someday», «Waiting») по сути — метки, которыми мы маркируем задачу по отношению ко времени. Задаче нельзя присвоить одновременно две временные метки, потому что она не может быть и важной и не важной одновременно (как не может быть сделана одновременно и завтра и через неделю).

Зато, помимо временных, можно присваивать и другие метки, отмечая ими принадлежность к цели или проекту.

Вторая по важности группа меток или, как они называются в некоторых таск-менеджерах, тегов, это проекты.

Мозг хранит информацию с помощью тегов12, присваивая безымянным объектам качественные признаки. Здесь — похоже. Задача может иметь сколько угодно (лишь бы было удобно) меток, за исключением правила, которое касается принадлежности ко времени.


12 Tag (тег) — метка.


Под меткой проекта группируются задачи, выполняемые ради одной цели. На алгоритме нет ветвления ниже временных категорий, потому что теперь каждый волен присваивать делу любые метки, ориентируясь на свою специфику и удобство.

Дополнить алгоритм очень просто. Достаточно дописать вопросы. Например, «К какому проекту относится это действие?».

Проекты рекомендуются потому, что без них сложно сделать обзор задач по целям. Поэтому, если вы можете сгруппировать дела не только по времени исполнения, но и по целям, сделайте это.

Проекты могут быть любого уровня. Мелкие, крупные, важные, второстепенные — любые. Лишь бы они давали представление о том, что происходит в данный момент, показывая только те задачи, что к ним относятся.

Группировка по временным меткам — необходимый уровень, без него система не работает. Объединение проектов под тегами — шаг, востребованность которого каждый определяет сам. Как я уже сказал, цель этого — показать все дела одной цели. Это нужно для планирования, речь о котором пойдет в параграфе «Обзоры и планирование».

Системой можно пользоваться и не используя проекты. В этом случае, она ненамного отличается от структурированного хранилища напоминалок, которые сформулированы для легкого считывания. Тем не менее, это вполне рабочий уровень, которого хватает большинству исполнителей.

Для руководителей его обычно уже мало. Группировка задач по проектам и другим тегам становится необходимой, без нее сложно планировать и трудно получить представление о том, что происходит на данный момент.

Если вы используете систему без обзора задач по проектам, то вы только реагируете. Вы хорошо справляетесь с большим потоком данных, проворачиваете много работы, но и только. Для тех, кто хочет взять жизнь в свои руки, нужно регулярное планирование, которое невозможно без обзора дел по проектам.

Вы можете не пользоваться никакими тегами (категориями), кроме временных и проектных, потому что они отвечают за 99 % вашей эффективности. Остальное — фишки.

Задание 5

1. Создайте теги с названиями открытых проектов. Используйте названия БОЛЬШИМИ БУКВАМИ. Это удобно и бросается в глаза.

2. Пройдите задачам и разнесите их по проектам.